POLITYKA PRYWATNOŚCI

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników strony internetowej https://cofo.pl/ 
2. Administratorem danych osobowych jest COFO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Katowicach (kod pocztowy 40-750), ul. Zdzisława Hierowskiego 40D, Polska, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001132171, NIP: 5862410684, REGON: 52990364600000, o kapitale zakładowym w wysokości 40.000,00 PLN
3. Administrator nie powołał IOD. W sprawach dotyczących przetwarzania danych, kontakt możliwy jest za pośrednictwem:

• poczty elektronicznej:
• listownie: na adres siedziby Administratora opisany powyżej.

2. Definicje

1. Ilekroć w Polityce Prywatności użyto określenia:

1. Administrator – rozumie się przez to podmiot, który samodzielnie lub wspólnie
   z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych;
2. dane osobowe – rozumie się przez to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; 
3. hasło – rozumie się przez to ciąg znaków literowych, cyfrowych lub innych, znany jedynie osobie uprawnionej do pracy w systemie informatycznym; 
4. Klient – rozumie się przez to osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która dokonuje rejestracji
   w systemie lub zostawia dane w formularzu kontaktowym, celem nawiązania;
5. odbiorca danych – rozumie się przez to osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców; przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania; 
6. organ nadzorczy – rozumie się przez to niezależny organ publiczny ustanowiony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 51 RODO. W Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO); 
7. osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych – rozumie się przez to osobę, która została upoważniona do przetwarzania danych osobowych przez Administratora; 
8. podmiot przetwarzający – rozumie się przez to za osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora; 
9. polityka Prywatności – rozumie się przez niniejszą Politykę Prywatności, dostępną na Stronie internetowej, opisujący w szczególności zasady przetwarzania przez Administratora danych osobowych Klientów i użytkowników, w związku z korzystaniem przez nich z Usług Elektronicznych oraz zawarciem i realizacją Umowy;
10. poufność danych – rozumie się jako właściwość zapewniającą, że dane osobowe nie są udostępniane nieupoważnionym osobom i podmiotom; 
11. profilowanie – rozumie się przez to dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, która polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się; 
12. przetwarzanie – rozumie się przez to operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie; 
13. RODO – rozumie się przez to Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016); 
14. strona internetowa - rozumie się przez to stronę internetową pod adresem: https://cofo.pl/;
15. Subskrybent - rozumie się przez to użytkownika, który wyraził chęć oraz zgodę
    na korzystanie z usługi Newslettera, tj. otrzymywania wiadomości o aktualnościach, usługach, wydarzeniach, promocjach, a także innych treściach marketingowych
    i informacyjnych związanych z działalnością Administratora na podany przez siebie adres e-mail;
16. Użytkownik – rozumie się przez to każdą osobę odwiedzającą Stronę internetową i/lub korzystającą z jej usług/funkcjonalności;
17. zgoda – rozumie się przez to dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. 

2. Wszystkie definicje mają tożsame znaczenie, bez względu na to, czy zostały użyte w liczbie pojedynczej czy liczbie mnogiej.
3. Jeśli Regulamin nie stanowi inaczej, terminy o zbliżonym znaczeniu językowym należy rozumieć w znaczeniu nadanym im w Regulaminie, niezależnie od sposobu pisowni.

3. Przetwarzanie Danych Osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami:

1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016); 
2. ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.); 
3. ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. z 2024 r. poz. 1221 z późn. zm.); 
4. ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2024 poz. 1513 z późn. zm.);
5. innymi aktami prawnymi regulującymi kwestie ochrony danych osobowych.

2. Dane osobowe przetwarzane są:

1. zgodnie z prawem;
2. poprzez ich zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
3. w sposób merytorycznie poprawny i adekwatny w stosunku do celu, w jakim są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości zawarcia Umowy o świadczenie usług Elektronicznych lub Umowy sprzedaży.
4. Podstawa przetwarzania Danych Osobowych:

1. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, w szczególności w celu:

1. prowadzenie działań marketingowych;
2. marketingu bezpośredniego usług i produktów;
3. marketingu bezpośredniego produktów lub usług podmiotów współpracujących z Administratorem, przy czym dane osobowe Klienta nie będą udostępniane podmiotom trzecim, a informacja będzie przekazywana przez Administratora.

2. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w szczególności w celu:

1. podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
2. obsługą Klienta na Stronie internetowej;
3. zapewnienia bezpiecznego połączenia ze Stroną internetową;
4. skontaktowania się z Klientem;
5. przekazywania informacji o zmianach: Polityki Prywatności, o nazwy Administratora, adresu lub siedziby, potwierdzenia przyjęcia reklamacji i udzielenia na nią odpowiedzi na wskazany adres.

3. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w szczególności w celu:

1. obsługa reklamacji;
2. realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych, które nakładają na Administratora przepisy prawa;
3. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń.

4. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w szczególności w celu:

1. dokonanie analizy statystycznej, monitorowanie ruchu na Stronie internetowej i poprawa jej funkcjonalności;
2. prowadzenia analiz jakości świadczonych usług i sprzętu.

5. Przetwarzanie danych ma na celu przede wszystkim zapewnienie prawidłowej funkcjonalności Strony internetowej oraz obsługę zapytań formularza kontaktowego.
6. Dane udostępnione przez Klienta, o ile wyraził uprzednio zgodę na otrzymywanie korespondencji promocyjnej i/lub wysyłania informacji handlowych drogą elektroniczną, mogą być wykorzystywane do prowadzenia działań marketingowych lub promocyjnych, między innymi marketingu bezpośredniego.
7. Marketing bezpośredni może być realizowany przez Administratora za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. SMS, MMS, e-mail), telekomunikacyjnych urządzeń końcowych (np. telefon, tablet) oraz automatycznych systemów wywołujących (np. urządzeń służących do automatycznego inicjowania połączeń telefonicznych).
8. Administrator nie udostępnia osobom ani podmiotom trzecim danych osobowych użytkowników, za wyjątkiem sytuacji, w których jest to niezbędne dla prawidłowego wykonania Umowy, a równocześnie takie udostępnienie pozostaje w zgodzie z przepisami prawa, bądź następuje za wyraźną zgodą Klienta lub na żądanie organów uprawnionych w przypadkach wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.

4. Kategorie przetwarzanych danych

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

1. adres IP oraz dane techniczne urządzenia (w celach analitycznych i bezpieczeństwa)
2. dane gromadzone w ramach plików cookies i narzędzi śledzących;
3. dane osobowe (imię, nazwisko, adres zamieszkania);
4. dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu);
5. dane rozliczeniowe.

5. Formularz kontaktowy

1. Na Stronie internetowej znajduje się Formularz kontaktowy.
2. Dane zbierane w formularzu kontaktowym to:

1. imię i nazwisko,
2. numer telefonu,
3. adres e-mail,
4. dane, które użytkownik postanowi podać dodatkowo w okienku wiadomości.

3. Twoje dane osobowe podawane w formularzu kontaktowym będą przetwarzane, wyłącznie do podjęcia określonych działań na Twoje żądanie, np. w celu udzielenia odpowiedzi na Twoje pytanie wysłane drogą elektroniczną lub telefoniczną.
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do przesłania odpowiedzi na Twoją wiadomość.
5. Twoje dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez okres niezbędny do udzielania odpowiedzi, a następnie zostaną usunięte, chyba że zdecydujesz się korzystać z naszych usług i pozostawisz je na innej podstawie i we wskazanym Ci celu.

6. Newsletter

1. Newsletter jest usługą bezpłatną i świadczoną drogą elektroniczną na rzecz użytkowników, którzy wyrazili zgodę na jego otrzymywanie.  
2. Administrator świadczy usługę newsletteru, na zasadach określonych w Polityce prywatności wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika.
3. Subskrypcja newslettera oznacza akceptację niniejszej Polityki.
4. Newsletter służy do przesyłania informacji o aktualnościach, usługach, wydarzeniach, promocjach, a także innych treściach marketingowych i informacyjnych związanych z działalnością Administratora.
5. Newsletter wysyłany jest cyklicznie lub okazjonalnie – w zależności od potrzeb Administratora.
6. Korzystanie z usługi newslettera wymaga podania adresu e-mail, korzystając z formularza zapisu dostępnego na Stronie internetowej, a następnie potwierdzenia subskrypcji, poprzez kliknięcie w aktywny link zawarty w wiadomości e-mail.
7. W przypadku, gdyby użytkownik zmienił zdanie lub gdyby zapytanie o newsletter było zadane omyłkowo – wiadomość należy usunąć.
8. Potwierdzenie zapisu oznacza wyrażenie zgody na wysyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
9. Informacje podane na Stronie Internetowej na temat usługi newsletter nie stanowią formalnej oferty. Publikowane na tej stronie informacje są jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy.
10. Dopiero wyrażenie zgody przy potwierdzeniu oznacza zawarcie umowy o dostarczanie treści cyfrowych w zamian za płatność danymi osobowymi.
11. Podanie danych jest dobrowolne, jednak konieczne w celu wysyłki newslettera.
12. Subskrybent może w każdej chwili zrezygnować z otrzymywania newslettera, klikając w link „wypisz się” znajdujący się w stopce każdej wiadomości.
13. Subskrybent zobowiązuje się do podania prawdziwych danych oraz korzystania z usługi zgodnie z przepisami prawa i Polityką prywatności.
14. Newsletter jest objęty prawami autorskimi i innymi prawami majątkowymi.
15. Reklamacje związane z funkcjonowaniem usługi newslettera można zgłaszać na adres e-mail: kontakt@cofo.pl
16. Reklamacja powinna zawierać:

1. imię i nazwisko oraz adres zamieszkania;
2. określenie przedmiotu reklamacji (wskazanie, dlaczego składasz reklamację i czego się domagasz) oraz reklamowanego okresu;
3. przedstawienie okoliczności uzasadniających reklamację;

17. Jeżeli reklamacja ma braki, które uniemożliwiają jej rozpoznanie, zostaniesz poproszony o jej uzupełnienie w określonym terminie. Jeżeli nie uzupełnisz w terminie reklamacji, nie zostanie ona rozpoznana.
18. Administrator rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i poinformuje użytkownika o wyniku drogą mailową.

7. Odbiorcy Danych Osobowych

1. Dane osobowe Klientów będą przekazywane następującym kategoriom podmiotów:

1. firmom hostingowym i IT obsługującym Stronę internetową;
2. zewnętrznym ekspertom i konsultantom współpracującym z Administratorem – w celu świadczenia usług doradczych i realizacji projektów;
3. Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych – tacy jak:

1. Google (Analytics, Ads),
2. Meta (Facebook Pixel),
3. Microsoft (Clarity);

4. dostawcy narzędzi e-mail marketingu – np. GetResponse, wykorzystywany do wysyłki newslettera;
5. organom państwowym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

2. W celu zapewnienia prawidłowego świadczenia usług i funkcjonowania Strony internetowej, Administrator korzysta z usług partnerów, którzy wykonują określone zadania w ramach współpracy, tj.: partnerzy handlowi, przedsiębiorcy telekomunikacyjni, biuro księgowe, kancelarii prawnej, firmy windykacyjne, banki, firmy archiwizujące dokumenty, firmy świadczące usługi techniczne (np. rozwijanie i utrzymywanie systemów informatycznych i serwisów internetowych).
3. Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), w związku z korzystaniem z narzędzi takich jak:

1. Google Analytics / Google Ads – Stany Zjednoczone
2. Meta (Facebook, Instagram) – Stany Zjednoczone

Więcej informacji dotyczących przekazywania danych poza EOG dostępnych jest:

https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection_en?prefLang=pl

8. Okres Przetwarzania Danych Osobowych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w tym:

1. dane osobowe przetwarzane w związku z obsługą formularza kontaktowego - przez okres niezbędny do obsługi zapytania;
2. dane osobowe przetwarzane w związku z newsletterem - przez okres funkcjonowania newslettera lub do czasu cofnięcia zgody;
3. dane osobowe przetwarzane w związku z marketingiem - do momentu cofnięcia zgody przez użytkownika;
4. dane osobowe przetwarzane w związku z wykorzystaniem platform społecznościowych (FB, Ig, LinkedIn, YouTube) i umożliwieniem komentarzy - przez okres istnienia stron firmowych/ kont na danym portalu społecznościowym;
5. przez okres wskazany w przepisach podatkowych i rachunkowych;
6. w przypadku dochodzenia roszczeń - przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z obowiązujących przepisów prawa.

9. Uprawnienia w związku z przetwarzaniem

1. Osoba, której dane są przetwarzane przez Administratora ma prawo do:

1. dostępu do treści danych oraz ich sprostowania;
2. usunięcia danych;
3. ograniczenia przetwarzania danych;
4. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora;
5. żądania zaprzestania przetwarzania;
6. przenoszenia danych do innego administratora;
7. prawo do cofnięcia zgody (jeśli nie sprzeciwiają się temu przepisy prawa) w dowolnym momencie.
8. wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

4. W przypadku wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody – Administrator przestanie przetwarzać dane osobowe, chyba, że będą istniały ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec praw, wolności i interesów Klienta / Subskrbenta.
5. W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem na adres e-mail wskazany powyżej.

10. Pliki cookies i narzędzia śledzące

1. Strona internetowa wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania oraz w celach analitycznych i marketingowych.
2. Przez pliki cookies (tzw. ciasteczka) rozumie się małe pliki (informacje) tekstowe, które są przechowywane na urządzeniu Klienta lub użytkownika przez przeglądarkę internetową.
3. Pliki cookies używane na Stronie internetowej zostały podzielone na następujące kategorie:

1. Niezbędne - służą m.in. do zapewnienia stabilności funkcjonowania Strony internetowej (mierzą ruch i informują i zabezpieczają przed przeciążeniem). Są absolutnie niezbędne, aby Administrator mógł świadczyć usługi, i/lub wyłącznie w celu transmisji usług i/lub Strony internetowej;
2. Funkcjonalne – służą m.in. do zapamiętywania wybranych preferencji dotyczących prywatności, wypełniania formularza on-line, czy zapamiętywania ustawień Strony internetowej;
3. Analityczne – to pozostałe pliki cookies, które są wykorzystywane wyłącznie po uzyskaniu zgody przez użytkownika.  służą m.in. do kontroli i ulepszenia wydajności Strony internetowej, poprzez zbieranie i raportowanie informacji o sposobie korzystania przez użytkownika.

4. Dodatkowo pliki cookies są używane do zapamiętywania różnych informacji, do celów:

1. Statystyki – do celów zbierania danych za pomocą Google Analytics 4 w celu analizy ruchu i zachowań użytkowników i Klientów na stronie;
2. Remarketingu – za pośrednictwem Google Ads oraz Meta Ads (Facebook/Instagram), w celu wyświetlania dopasowanych reklam,
3. Zapamiętywania danych formularza – w celu ułatwienia wypełniania formularza kontaktowego;
4. Zapamiętywania preferencji użytkownika – np. dotyczących języka strony lub akceptacji ciasteczek;
5. Śledzenia ruchu na stronie – przy użyciu narzędzi takich jak Hotjar lub Microsoft Clarity (analiza map cieplnych, kliknięć i nagrań sesji).

5. Podczas wizyty na Stronie internetowej wyświetli się komunikat informujący o wykorzystaniu plików cookies.
6. Użytkownik może zarządzać ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce, poprzez blokowanie lub usuwanie plików cookies, bezpośrednio w ustawieniach wybranej przez siebie przeglądarki.
7. Klient lub użytkownik może korzystać z trybu incognito, w celu ograniczenia zapisywania plików cookies.
8. W związku z korzystaniem przez Administratora z plików cookies, dane użytkowników i Klientów podlegają profilowaniu – w oparciu o analizę częstotliwości odwiedzania przez użytkownika Strony i wyszukiwania interesujących go produktów, Administrator uzyskuje informacje dotyczące preferencji użytkowników. Pozwala to na remarketing dynamiczny, segmentację użytkowników według ich zachowań czy automatyczne dopasowanie prezentowanej treści i oferty do zainteresowania użytkowników.
9. Usunięcie lub zablokowanie plików cookies wyłącza możliwość wyświetlania dopasowanej oferty.  
10. Strona może korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych, które wskazane są w załączniku do niniejszej Polityki Prywatności.

11. Bezpieczeństwo

1. Administrator podejmuje wszelkie uzasadnione działania mające na celu ochronę danych osobowych Klientów i Strony internetowej. W tym celu Administrator wprowadza odpowiednie zasady i procedury, których zadaniem jest ograniczenie ryzyka nieuprawnionego dostępu do Danych przetwarzanych przez Administratora.
2. Informacje przekazywane przez użytkowników i Klientów są przetwarzane i przechowywane z zastosowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, wymaganych obecnymi przepisami prawa.
3. Administrator wskazuje jednak, że żadne zabezpieczenia, nie gwarantują całkowitego wykluczenia ryzyka nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych przez osoby nieupoważnione. Wszelkie hasła do kont należy przechowywać w bezpiecznym miejscu i nie powinno się ich ujawniać osobom trzecim.
4. Jeśli hasło zostanie wykorzystane w nieuprawniony sposób lub dojdzie do innego zagrożenia bezpieczeństwa, należy natychmiast powiadomić Administratora o takiej sytuacji.

12. Zmiany

1. Administrator może dokonywać zmian w niniejszej Polityce Prywatności.
2. Nowa wersja Polityki Prywatności będzie publikowana na stronie internetowej.
3. Istotne zmiany mogą wymagać ponownej zgody Użytkowników.
4. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany regulacji dotyczących subskrypcji newslettera. Subskrybenci zostaną poinformowani o zmianach za pośrednictwem newslettera.

Załącznik nr 1

do Polityki Prywatności